Explication des codes IMPA pour l'approvisionnement et l'achat de navires
Un code IMPA est un numéro à six chiffres qui identifie un article spécifique d'un magasin maritime. Il est publié dans le Guide des magasins maritimes IMPA et utilisé par les navires, les départements d'achat et les fournisseurs comme référence partagée sur les demandes, les devis et les bons de livraison.
Si vous gérez des commandes d'approvisionnement pour navires, vous lisez ces codes tous les jours. Cette page explique comment ils sont construits, ce qu'ils couvrent et où ils ne suffisent plus.
Ce qu'est un code IMPA
IMPA signifie l'Association internationale des achats maritimes. L'association publie le Guide des magasins maritimes, généralement abrégé en MSG, qui attribue un code unique à six chiffres à chaque article qu'un navire est susceptible de commander.
Le système est en place depuis environ quarante ans et les codes sont restés stables à travers les éditions. La huitième édition contient plus de 50 000 codes, avec plus de 6 000 ajoutés par rapport à la précédente. La version numérique est mise à jour tous les six mois et peut être importée dans les systèmes d'achat.
L'objectif est étroit et pratique. Un navire avec un équipage philippin, un bureau d'achat à Hambourg et un fournisseur à Marseille doivent s'accorder sur quel article est commandé. Une description écrite laisse place à l'interprétation. Un code ne le fait pas.
Comment les six chiffres sont construits
Le code se lit comme trois paires.
| Position | What it identifies |
|---|---|
| Chiffres 1 et 2 | La section, signifiant la large famille de produits |
| Chiffres 3 et 4 | Le sous-groupe à l'intérieur de cette section |
| Chiffres 5 et 6 | L'article individuel et sa variante |
Une fois que vous connaissez les sections dont vous commandez le plus, vous pouvez dire à quelle famille de produits un code appartient avant de lire la description. Les équipes d'achat qui travaillent avec les mêmes types de navires développent rapidement ce réflexe.
PREUVE À FOURNIR PAR LE CLIENT. Insérer ici un tableau des trois à cinq sections IMPA les plus fréquentes dans les commandes reçues par Shore to Sea, avec numéro et intitulé, plus une ligne sur le type de navire concerné.
Ce que couvre le Guide des Magasins Marins
Le MSG couvre l'ensemble de ce qu'un navire consomme et remplace. Magasins de pont et de moteur, matériaux de nettoyage, équipements de sécurité et de protection, articles de cuisine et de restauration, papeterie, quincaillerie, cordages et gréement, peinture et matériel de peinture, fournitures médicales, articles électriques.
Les provisions sont légèrement différentes. Les aliments frais, les produits congelés et les magasins secs sont commandés en fonction des spécifications, des quantités et des grades de qualité plus que par rapport à une référence de catalogue. En pratique, une seule commande mélange souvent les deux logiques, des articles techniques codés d'un côté et une liste de provisions de l'autre. Gérer les deux ensemble dans une seule fenêtre de livraison est le travail quotidien d'un fournisseur de navires.
IMPA et ISSA côte à côte
ISSA, l'Association Internationale des Fournisseurs et Services Maritimes, maintient un système de codage parallèle qui fait le même travail. Certains navires et certains départements d'achat citent des références ISSA au lieu de celles d'IMPA.
Aucun des systèmes ne remplace l'autre. L'IMPA est la référence la plus largement utilisée pour les magasins généraux dans le transport maritime commercial. L'ISSA reste en circulation et apparaît régulièrement dans les réquisitions de certains opérateurs. La plupart des fournisseurs conservent une référence croisée afin qu'une commande arrivant dans un système puisse être citée dans l'autre sans revenir au navire.
Ce qu'un code ne vous dit pas
C'est ici que les commandes se trompent.
Un code identifie un article. Il ne contient pas la spécification complète, et il ne porte pas le contexte de la commande. Avant de citer, quatre choses doivent encore être vérifiées.
- L'unité. Un code pour une corde vous indique le produit. Il ne vous dit pas si le navire veut un mètre, une bobine ou un tambour.
- La spécification. Tailles, grades, matériaux et certifications se trouvent dans la description, pas dans le numéro.
- L'exigence du navire. Les approbations de classe, les exigences de l'État du pavillon et les normes du propriétaire prévalent sur le catalogue.
- L'édition. Un code d'une édition plus ancienne peut pointer vers un article qui a depuis été divisé, renommé ou remplacé.
La méthode sûre consiste à lire le code et la description écrite ensemble, puis à confirmer tout ce qui est ambigu avec le navire avant que la citation ne soit envoyée. Un code qui est cité sans être vérifié par rapport à son entrée dans le catalogue est la cause la plus courante d'un article erroné arrivant au quai.
Comment les codes sont utilisés sur une commande réelle
Une réquisition arrive avec soixante lignes, la plupart codées, certaines décrites en texte libre. Le travail du fournisseur se décompose en quatre étapes.
- Correspondre. Chaque code est recherché dans le catalogue actuel et comparé à la description écrite. Tout écart entre les deux est signalé.
- Source. Les articles codés sont vérifiés par rapport à le stock disponible. Ce qui n'est pas en stock est sourcé, avec un délai associé à chaque ligne.
- Substitut. Lorsqu'une correspondance exacte n'est pas disponible dans la fenêtre de livraison, un équivalent est proposé avec son propre code et sa spécification, par écrit. Les substitutions ne sont jamais faites en silence.
- Confirmer. Le devis revient avec des codes, des descriptions, des unités, des quantités et des délais, afin que le navire puisse vérifier ligne par ligne.
Pour les articles techniques et les pièces de rechange, l'étape de sourcing est celle qui détermine si la commande correspond à l'appel. C'est également là que la différence entre un fournisseur avec un catalogue codé et un fournisseur avec un stock réel devient visible. Lorsque la fenêtre est courte, la séquence doit se dérouler en heures plutôt qu'en jours, ce qui est la contrainte derrière la livraison express au port.
Questions fréquemment posées
Que signifie IMPA ?
International Marine Purchasing Association. L'association publie le Marine Stores Guide, le catalogue dans lequel les codes sont définis.
Combien de chiffres un code IMPA a-t-il ?
Six. La première paire identifie la section, la seconde le sous-groupe, la troisième l'article individuel.
Où puis-je rechercher un code IMPA ?
Dans le Marine Stores Guide, sous forme imprimée ou numérique. Une recherche en ligne gratuite du catalogue est également disponible via ShipServ. Les systèmes d'achat qui détiennent une licence IMPA peuvent importer le catalogue numérique directement.
Les codes IMPA sont-ils obligatoires ?
Non. Ce sont une norme de l'industrie, pas une réglementation. Ils sont utilisés car ils éliminent l'ambiguïté, pas parce qu'une règle les exige.
Puis-je envoyer une commande sans codes ?
Oui. Les descriptions, spécifications et numéros de pièces fonctionnent, et les commandes de provisions sont généralement passées de cette manière. Les codes raccourcissent le cycle de devis et réduisent le nombre d'échanges de clarification, ce qui est le plus important lorsque la fenêtre de livraison est courte.
Quelle est la différence entre les codes IMPA et ISSA ?
Les deux identifient les articles de magasins maritimes avec une référence standardisée. L'IMPA est plus largement utilisé dans le transport maritime commercial. L'ISSA est maintenue par l'Association internationale des fournisseurs et services maritimes et apparaît encore dans les réquisitions de certains opérateurs. Les fournisseurs croisent généralement les deux.
Signature à insérer. Jérôme Delfieu, Directeur des ventes, Shore to Sea.